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SIAF - Sistema Informatico dell'Ateneo Fiorentino

Descrizione sintetica del progetto

UNIFI "CAMPUS DIGITALI"
Servizi on-line per l'accesso (immatricolazione e test di ingresso) ai corsi di studio dell'Università degli Studi di Firenze

Settore d'intervento: Educazione, istruzione e formazione

Contesto

I progetti presentati e cofinanziati dalla Fondazione del Monte dei Paschi di Siena e dal Dipartimento per l'Innovazione e le Tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri nell'ultimo biennio (2007 e 2008), in parte conclusi ed in parte in avanzata fase di realizzazione, hanno avuto per obiettivo il potenziamento dei servizi on-line per gli studenti al fine di ampliare la già consistente copertura funzionale e di consentire lo snellimento delle procedure sia a vantaggio dell'amministrazione universitaria (e.g. segreterie studenti), sia a vantaggio dello studente, snellendo le pratiche a suo carico e conseguentemente riducendo i tempi di attesa. A tal fine nel progetto presentato nel 2007 sono stati previsti interventi per integrare ed ottimizzare il ciclo di vita dell'oggetto "insegnamento" e per facilitare l'accesso alle informazioni sulla didattica, mentre in quello presentato nel 2008 è stato previsto di definire, implementare e sperimentare il processo di verbalizzazione degli esami di profitto tramite firma digitale.

I servizi fino ad ora progettati e sviluppati riguardano la filiera che inizia con la programmazione didattica annuale, a carico delle Facoltà, e che termina con la registrazione degli esiti delle prove finali d'esame nel sistema di gestione delle carriere studenti. Esistono tuttavia altre filiere altrettanto importanti e tra queste quella relativa alla immatricolazione ai corsi di studio che, con l'attuazione della riforma ex DM 270, prevede l'obbligo di far svolgere test di autovalutazione agli studenti che si iscrivono alle lauree triennali non a numero programmato. Va altresì ricordato che, mentre tale valutazione non preclude l'immatricolazione alla triennale, il DM 270 prevede invece una valutazione condizionante per l'accesso alle lauree magistrali.

Sulla base di tali premesse ed alla luce delle esperienze compiute nell'AA 2008/2009, che per l'Università di Firenze è stato l'anno di avvio dei corsi di studio DM270 (eccetto per la Facoltà di Medicina), l'Ateneo ha quindi la necessità di uniformare e razionalizzare le attività relative alla filiera "immatricolazione" integrando ed estendendo alcuni servizi on-line già in uso, in particolare l'immatricolazione on-line e la gestione delle domande per i test di ammissione.

Scopi e obiettivi del progetto

Il progetto ha lo scopo di:

  1. Adeguare il servizio di presentazione della domanda di immatricolazione al fine di realizzare un servizio di immatricolazione on-line che preveda l'assegnazione automatica della matricola allo studente, recuperabile via web dopo che la segreteria studenti ha effettuato il controllo formale della documentazione cartacea spedita o consegnata in appositi punti di raccolta
  2. Estendere al maggior numero possibile di Facoltà (esclusa Ingegneria che si avvale di una procedura a livello nazionale) la prenotazione alle sessioni di test di valutazione per l'accesso alle lauree triennali
  3. Promuovere, laddove possibile, lo svolgimento on-line dei test di valutazione tramite la piattaforma di e-learning, open source, Moodle, già in uso presso l'Ateneo

al fine di:

  1. Ridurre le code agli sportelli delle segreterie. Lo studente si dovrà recare in segreteria una sola volta per ritirare il libretto (ovviamente se la documentazione consegnata o spedita risulta corretta e completa) e potrà essere avvisato dalle segreterie per e-mail. Dopo aver recuperato la matricola via web lo studente potrà avvalersi anche del servizio di prenotazione del posto in segreteria
  2. Consentire agli studenti di disporre di un servizio unico per verificare le sessioni dei test di ammissione organizzate dalle Facoltà, prenotarsi e poi conoscere l'esito del test on-line
  3. Fornire alle Facoltà uno strumento utile a monitorare per tempo l'afflusso degli studenti alle sessioni, registrare l'esito e conseguentemente disporre di un database strutturato con le informazioni per applicare le successive strategie di sostegno agli studenti (e.g. organizzazione di corsi per il recupero dei debiti formativi riscontrati) ed i controlli ai fini del sostenimento degli esami (e.g. blocco sulla prenotazione esami, avviso al docente nella lista dei prenotati od in fase di registrazione dell'esame con firma digitale).

In subordine ai suddetti obiettivi sarà anche valutata al possibilità di generare ed utilizzare moduli MAV per il pagamento della tassa di immatricolazione e per fornire ai laureandi, ovvero coloro che hanno terminato gli esami e devono solo discutere la tesi, un servizio per la presentazione on-line della domanda di ammissione ad una laurea magistrale.

Destinatari del progetto

I principali destinatari del progetto sono i circa 12.000 studenti che ogni anno si immatricolano ai corsi di studio, triennali e magistrali, offerti dall'Università di Firenze. A questi si aggiungono le Facoltà, l'Area dirigenziale dei Servizi alla Didattica ed i Poli rispettivamente con il personale docente ed amministrativo coinvolto nelle attività di predisposizione e di svolgimento dei test di autovalutazione e nella gestione delle immatricolazioni.

Durata del Progetto: 14 mesi dal 01/01/2010 al 28/02/2011

Struttura e tempificazione del progetto

Il progetto si articola nelle seguenti fasi:

  • Fase 1: 01/01/2010 – 31/03/2010
    • Analisi delle soluzioni tecniche ed organizzative adottate da altri Atenei
    • Individuazione della soluzione organizzativa più idonea
    • Formalizzazione del modello funzionale ed organizzativo, definizione dei processi (chi fa che cosa, dove e quando), individuazione degli impatti normativi e degli opportuni correttivi da apportare ai regolamenti dei corsi di studio (es. ricadute dei risultati dei test di ingresso).
  • Fase 2: 01/04/2010 – 31/08/2010
    • Predisposizione, entro aprile, delle parti del Manifesto degli Studi connesse al progetto
    • Implementazione, entro la data di apertura delle immatricolazioni, dei servizi on-line esistenti al fine di realizzare le funzionalità di immatricolazione on-line secondo quanto definito nella Fase 1. Eventuale introduzione del pagamento delle tasse e contributi tramite MAV (o altra forma similare, che comunque garantisca un'ampia diffusione sul territorio dei punti in cui può essere effettuato il pagamento)
    • Implementazione dei servizi on-line, esistenti e non, ed eventualmente del sistema gestionale delle carriere studenti, GISS, rispettivamente per la gestione delle prenotazioni ai test di autovalutazione e per il riversamento degli esiti nella carriera dello studente. Potrebbe anche essere necessario prevedere alcune personalizzazioni/implementazioni su entrambi i fronti per consentire la gestione automatica delle eventuali ricadute che tali esiti potrebbero avere sulla carriera stessa (e.g. blocco sulla prenotazione esami per mancato test o per esito negativo, propedeuticità rispetto ad alcuni esami), secondo quanto definito nella Fase 1
    • Definizione, da parte delle Facoltà, dei calendari per l'esecuzione dei test e per la prenotazione agli stessi da parte dei potenziali studenti
    • Analisi con le Facoltà interessate alla esecuzione di test on-line tramite la piattaforma di e-learning di Ateneo finalizzata alla pianificazione degli interventi (e.g. configurazione piattaforma, caricamento sulla piattaforma dei prenotati ai test tramite lo specifico servizio on-line, costruzione del "pozzo" delle domande, criteri di valutazione automatica delle risposte). In alternativa, qualora le Facoltà progettassero test con domande aperte e quindi con correzione manuale, totale o parziale, degli elaborati, si potrebbe implementare, sulla falsariga di quanto già realizzato per la Facoltà di Giurisprudenza, una procedura che preveda l'impiego di moduli a lettura ottica
    • Messa in produzione del servizio di immatricolazione on-line alla data stabilita dal Manifesto degli Studi
    • Avvio delle attività di configurazione del servizio di prenotazione on-line ai test e della piattaforma di e-learning di Ateneo.
  • Fase 3: 01/09/2010 – 28/02/2011
    • Completamento delle attività di configurazione ed attivazione dei servizi di prenotazione on-line ai test di autovalutazione secondo il calendario stabilito dalle Facoltà
    • Completamento della configurazione della piattaforma di e-learning e della alimentazione del "pozzo" delle domande. I test si svolgeranno nelle aule informatiche già disponibili in Ateneo, individuate sulla base del numero di potenziali studenti prenotati; non è escluso che per sottoporre al test tutti i prenotati sia necessario ripetere più volte nella stessa giornata la sessione di autovalutazione
    • Eventuale predisposizione di moduli a lettura ottica per la registrazione delle risposte da parte dei candidati e per la valutazione delle domande aperte da parte delle commissioni esaminatrici, laddove si preveda una correzione manuale, parziale o totale, degli elaborati
    • Caricamento degli esiti dei test in carriera (e.g. direttamente da file in formato predefinito, qualora il test venga gestito ed eseguito con soluzioni diverse da quelle previste in Ateneo, così come avviene per la Facoltà di Ingegneria, direttamente dalla piattaforma di e-learning di Ateneo per i test eseguiti in via informatica, dalla lettura ottica degli appositi moduli)
    • Verifica dei feedback relativi alle funzionalità del servizio ed alla validità del modello organizzativo
    • Applicazione degli adeguamenti tecnico-funzionali e dei correttivi organizzativi necessari in base alle risultanze delle verifiche.

Organizzazione e Risorse umane

Organizzazione:
Il progetto prevede la costituzione di :

  • un Gruppo funzionale che avrà il compito di disegnare nella Fase 1 ed assestare nella Fase 3 il modello funzionale, di revisionare l'attuale processo organizzativo individuando le funzioni ed i ruoli necessari al fine di attivare la corretta ed efficiente applicazione della immatricolazione e della gestione on-line dei test di autovalutazione. Tale gruppo sarà costituito da personale afferente all'Area dirigenziale dei Servizi alla Didattica, all'Area dei Servizi Informatici (SIAF), ai Poli ed alle Facoltà. Il gruppo si interfaccerà di volta in volta con i Presidi delle Facoltà o loro delegati e, quando necessario, con il Prorettore alla Didattica e con la Commissione Didattica. I risultati saranno sottoposti all'approvazione degli Organi di Governo competenti;
  • un Gruppo tecnico che si occuperà di tutti gli aspetti tecnico-informatici relativi alla implementazione dei servizi, all'integrazione con i sistemi esistenti (GISS, U-GOV Didattica) ed all'implementazione delle soluzioni operative (Fasi da 1 a 3). Questo gruppo si occuperà anche della gestione e messa a punto dei servizi durante la Fase 2 e 3 e sarà costituito da personale tecnico informatico di SIAF integrato con esperti di CINECA/KION laddove necessario, nonché da risorse esterne da acquisire tramite contratti co.co.pro o, ove ciò risultasse difficoltoso, tramite contratti di fornitura di servizi;
  • un Gruppo operativo che si occuperà, nella Fase 3 del progetto, di fornire il supporto alle Facoltà nella esecuzione dei test di autovalutazione. Il gruppo operativo sarà costituito da personale dei Poli, da personale dei Servizi Informatici SIAF di Polo e da personale esterno da acquisire tramite contratti co.co.pro o tramite contratti di fornitura di servizi.

Il ruolo di coordinamento del progetto sarà affidato ad un Gruppo di coordinamento costituito dai Dirigenti delle Aree coinvolte nel progetto: Area dei Servizi alla Didattica, Area dei Servizi Informatici (SIAF), Poli.

Risorse umane coinvolte:

  • Gruppo funzionale: unità di personale tecnico amministrativo dei Poli/Area della Didattica/SIAF/Facoltà + docenti delle Facoltà/corsi di studio coinvolti nella sperimentazione;
  • Gruppo tecnico: unità di personale tecnico amministrativo del SIAF che opereranno nelle Fasi 2 e 3 del progetto + co.co.pro;
  • Gruppo di coordinamento: Dirigenti dell'Area dei Servizi alla Didattica, del SIAF e dei Poli. Ai lavori del gruppo saranno chiamati a partecipare i responsabili degli altri due gruppi.

Risorse finanziarie:

Le risorse finanziarie necessarie per la realizzazione del progetto riguardano principalmente le risorse umane interne ed esterne impiegate durante tutte le fasi del progetto. Qualora i tempi necessari per il reclutamento delle risorse dall'esterno dovessero far ritardare significativamente il termine previsto per la conclusione del progetto, i servizi di sviluppo e supporto ICT verranno acquisiti sul mercato. Va infatti evidenziato che l'obbligo imposto dalle norme di affidare i contratti di collaborazione a persone in possesso di laurea specialistica/magistrale (o vecchio ordinamento) ha reso oltremodo difficoltoso il reclutamento, almeno nel settore ICT di collaboratori a progetto. Per quanto riguarda infine la piattaforma hardware e software su cui sviluppare i servizi verrà impiegata quella già disponibile presso SIAF; altrettanto dicasi per le aule informatiche necessarie per lo svolgimento dei test di autovalutazione che saranno quelle già disponibili in Ateneo, presso i Poli e le Facoltà.

Firenze, 20 aprile 2009

 
ultimo aggiornamento: 02-Dic-2011
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