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SIAF - Sistema Informatico dell'Ateneo Fiorentino

Sull'utilizzo degli allegati di posta

per evitare disagi ai corrispondenti:

  • se si deve mandare una comunicazione e se non si deve inviare un documento già predisposto, conviene inviarlo come testo nel corpo del messaggio di posta elettronica e non come allegato. Ciò rende più facile la lettura, non necessitando dell'apertura di un applicativo, elimina i rischi di invio di virus, non impegna il server, se dotato di un software antivirus, nella scansione del messaggio;
  • non è considerato standard allegare al messaggio anche la versione in formato html: è raccomandabile configurare il software di posta in modo che ciò non avvenga in modo automatico;
  • quando si inviano degli allegati è raccomandabile:
    • controllare la dimensione del file: un file troppo grosso può creare problemi al destinatario al momento di scaricarlo, e può anche essere rifiutato, se il destinatario ha limitazioni di spazio sul suo server;
    • scegliere un formato che sia diffuso e utilizzabile da tutti i destinatari.

Indicazioni per evitare problemi sui server e sulle reti:

  • l'invio di allegati di grosse dimensioni intasa i server e le reti (il Server del SIAF, a tale proposito, gestisce gli allegati in maniera differenziata in funzione della loro dimensione);
  • è conveniente comprimere i file allegati di grosse dimensioni utilizzando un programma di compressione come WINRAR (licenza gratuita per gli utenti dell'Ateneo)
  • non è raccomandabile allegare lo stesso documento in più formati, basta scegliere il più appropriato: per esempio
    • per un documento che non deve essere modificato e avendo a disposizione il software Acrobat, è conveniente inviare file in formato PDF;
    • per documenti creati con Word Processor è conveniente utilizzare il formato non proprietario RTF;
  • in caso di invio a gruppi di persone è conveniente l'utilizzo di mailing list definite sul server anzichè di indirizzari personali, in tal modo i messaggi vengono tipicamente processati una volta sola sul server e dunque lo impegnano meno; inoltre la gestione delle liste è molto più efficiente.
 
ultimo aggiornamento: 18-Set-2003
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