Progetti e realizzazioni Progetti conclusiUnifi Campus Digitali (progetto cofinanziato Fondazione Monte dei Paschi)Relazione finale

UNIFI "CAMPUS DIGITALI" Servizi on-line per l'accesso (immatricolazione e test di ingresso) ai corsi di studio dell'Università degli Studi di Firenze

Settore d'intervento

Educazione, istruzione e formazione

1. Scopo ed obiettivi del progetto

Il progetto si proponeva di uniformare e razionalizzare le attività relative alla filiera "immatricolazione" integrando ed estendendo alcuni servizi on-line già in uso, in particolare l'immatricolazione on-line e la gestione delle domande per i test di ammissione/autovalutazione ai corsi, con i seguenti obiettivi prioritari:

1. adeguare il servizio di presentazione della domanda di immatricolazione al fine di realizzare un servizio di immatricolazione on-line che preveda l'assegnazione automatica della matricola allo studente, recuperabile via web
2. estendere al maggior numero possibile di Facoltà (escluse le Facoltà che si avvalgono di procedure a livello nazionale) la prenotazione alle sessioni di test di autovalutazione per l'accesso alle lauree triennali e magistrali
3. promuovere, laddove possibile, lo svolgimento on-line dei test di autovalutazione tramite la piattaforma di e-learning, open source, Moodle, già in uso presso l'Ateneo

al fine di:

1. ridurre le code agli sportelli delle segreterie. Lo studente si dovrebbe recare in segreteria una sola volta per ritirare il libretto (ovviamente se la documentazione consegnata o spedita risulta corretta e completa) e farsi riconoscere. Dopo aver recuperato la matricola via web lo studente potrebbe avvalersi anche del servizio di prenotazione del posto in segreteria
2. consentire agli studenti di disporre di un servizio unico on-line per consultare le sessioni dei test di ammissione organizzate dalle Facoltà, prenotarsi e poi conoscere l'esito degli stessi
3. fornire alle Facoltà uno strumento utile a monitorare per tempo l'afflusso degli studenti alle sessioni, registrare l'esito e conseguentemente disporre di un database strutturato con le informazioni per applicare le successive strategie di sostegno agli studenti (e.g. organizzazione di corsi per il recupero dei debiti formativi riscontrati) ed i controlli ai fini del sostenimento degli esami (e.g. blocco sulla prenotazione esami, awiso al docente nella lista dei prenotati o in fase di registrazione dell'esame con firma digitale).

In subordine ai suddetti obiettivi ci si proponeva anche di valutare la possibilità di generare ed utilizzare moduli MAV per il pagamento della tassa di immatricolazione e per fornire ai laureandi, owero coloro che hanno terminato gli esami e devono solo discutere la tesi, un servizio per la presentazione on-line della domanda di ammissione ad una laurea magistrale.

2. Attività svolta

Il progetto si è articolato nelle seguenti fasi:

Fase 1: 01/03/201O- 30/04/2010

- Analisi delle soluzioni tecniche ed organizzative adottate da altri Atenei
- Individuazione della soluzione organizzativa più idonea
- Formalizzazione del modello funzionale ed organizzativo, definizione dei processi (chi fa che cosa,  dove e  quando), individuazione degli  impatti normativi e  degli opportuni correttivi da apportare ai regolamenti dei corsi di studio (es. ricadute dei risultati dei test di ingresso).

Fase 2: 01/05/2010-31/08/2010

- Predisposizione delle parti del Manifesto degli Studi relative all'immatricolazione ed ai test di ingresso sulla base di quanto definito nella Fase l del progetto.
- Implementazione, entro la data di apertura delle immatricolazioni, del servizio on-line esistente e del sistema di gestione carriere GISS al fine di realizzare le funzionalità di immatricolazione on-line progettate nella Fase 1 e recepite dal Manifesto degli Studi per l'anno accademico 2010/2011. In particolare sono state realizzate le funzionalità:

1. di presentazione on-line della domanda di immatricolazione ai corsi di laurea triennali e magistrali a ciclo unico non a numero programmato, con generazione, sulla base dei dati ISEE/ISEU inseriti, del modello INC1 per il pagamento delle tasse e contributi presso l'Istituto cassiere nelle diverse modalità da questo previste;
2. di immatricolazione in GISS al ricevimento dell'awenuto pagamento tramite flusso TLQ proveniente dall'Istituto Cassiere;
3. di notifica agli studenti dell'awenuta immatricolazione e delle relative informazioni (numero di matricola, credenziali di accesso ai servizi on-line, etc.)

- Implementazione dei servizi on-line esistenti e del sistema di gestione delle carriere studenti GISS, rispettivamente per la gestione delle prenotazioni ai test di autovalutazione e per il riversamento degli esiti nella carriera dello studente. Attivazione del blocco sulla prenotazione esami per mancato test o per esito negativo, secondo quanto definito nella Fase 1
- Definizione, da parte delle Facoltà, dei calendari per l'esecuzione dei test e dei calendari per la prenotazione agli stessi da parte dei potenziali studenti
- Analisi congiunta con le Facoltà interessate alla esecuzione di test on-line tramite la piattaforma di e-learning di Ateneo Moodle finalizzata alla configurazione della piattaforma, al caricamento automatico sulla medesima dei prenotati ai test tramite lo speci'fico servizio on-line realizzato nell'ambito del progetto, alla costruzione del "pozzo" delle domande da somministrare ai potenziali studenti ed alla definizione dei criteri di valutazione automatica delle risposte.

Fase 3: 01/09/201O- 30/04/2011

- Messa in produzione del serv1z1o di immatricolazione on-line alla data stabilita dal Manifesto degli Studi (16 settembre 201O). l dati rilevati al 18 ottobre, dopo la chiusura del servizio, sono stati i seguenti: 7.737 domande totali di cui 6.763 completate in carriera (pagamenti registrati automaticamente), 372 chiuse (in attesa dell'arrivo della notizia del pagamento), 121 da completare da parte delle segreterie (abbreviazioni di corso), 87 con anomalie che richiedevano l'intervento manuale delle segreterie e 394 rimaste da completare da parte degli studenti.
- Completamento delle attività di configurazione ed attivazione dei servizi di prenotazione on-line ai test di autovalutazione secondo il calendario stabilito dalle Facoltà. Al 12 ottobre erano già state attivate 29 sessioni, per un totale di 9.334 studenti iscritti, per 8 delle 12 Facoltà. l test sono successivamente proseguiti durante tutto l'anno accademico per coloro che non avevano ancora sostenuto/superato i test iniziali.
- Completamento della configurazione della piattaforma di e-learning e di alimentazione del "pozzo" delle domande, esecuzione dei test. Hanno scelto questa modalità tre delle otto Facoltà che hanno usufruito del servizio di prenotazione on-line ai test owero Farmacia, Lettere e Scienze della Formazione. l test si sono svolti nelle aule informatiche disponibili in Ateneo individuate dalle stesse Facoltà sulla base del numero di potenziali studenti prenotati; in taluni casi è stato necessario ripetere più volte nella stessa giornata le sessioni di autovalutazione. Al 12 ottobre erano state gestite 1O sessioni per un totale di 2.933 studenti.
- Predisposizione di moduli a lettura ottica per la registrazione delle risposte da parte dei candidati e per la valutazione delle domande aperte da parte delle commissioni esaminatrici, laddove è stata prevista una correzione manuale, parziale o totale, degli elaborati relativi ai test. Hanno scelto questa modalità due delle otto Facoltà che hanno usufruito del servizio di prenotazione on-line ai test owero Giurisprudenza e Scienze Politiche. Al 12 ottobre erano state gestite 4 sessioni per un totale di 1.604 studenti.
- Caricamento degli esiti dei test in carriera direttamente dalla piattaforma e dai questionari a lettura ottica o da file in formato predefinito.
- Verifica dei feedback relativi alle funzionalità del servizio ed alla validità del modello organizzativo
- Applicazione degli adeguamenti tecnico-funzionali e dei correttivi organizzativi necessari in base alle risultanze delle verifiche.

Fase 4: 01/03/2011 -30/11/2011

- Adeguamento al Manifesto degli Studi per l'anno accademico 2011/2012 del servizio di immatricolazione on-line e dei servizi connessi ai test di ingresso. Le principali novità introdotte dal Manifesto hanno riguardato l'estensione del servizio di immatricolazione on-line ai corsi di laurea magistrali per gli studenti che hanno conseguito la laurea triennale presso l'Ateneo fiorentino e l'assegnazione automatica di una casella di posta personale istituzionale a tutti gli immatricolati, sia delle triennali che delle magistrali. Al 28 novembre 2011, dopo la chiusura del servizio di immatricolazione on-line per gli studenti della triennale e delle magistrali a ciclo unico non a numero programmato, si rilevavano i seguenti dati: 7.778 domande totali di cui 6.898 completate in carriera (pagamenti registrati automaticamente), 481 chiuse (in attesa dell'arrivo della notizia del pagamento), n. 399 aperte di cui 14 con anomalie che richiedevano l'intervento manuale delle segreterie e 385 rimaste da completare da parte degli studenti. Il servizio di immatricolazione on-line ai corsi di laurea magistrale non a ciclo unico è ancora aperto e le immatricolazioni in corso. Alla stessa data erano già state attivate 34 sessioni di prenotazione ai test di autovalutazione, per un totale di 11.725 studenti iscritti. Erano inoltre state gestite 17 sessioni di test sulla piattaforma Moodle per un totale di 3.625 studenti.

3. Risorse impiegate

Organizzazione:
Il progetto ha visto la costituzione di :

• un Gruppo funzionale con il compito di disegnare nella Fase 1 ed assestare nella Fase 3 il modello funzionale, di revisionare l'attuale processo organizzativo individuando le funzioni ed i ruoli necessari al fine di attivare la corretta ed efficiente applicazione della immatricolazione e della gestione on-line dei test di autovalutazione. Tale gruppo ha visto la partecipazione di personale afferente all'Area dirigenziale dei Servizi alla Didattica, all'Area dei Servizi lnformatici (SIAF) ed alle Facoltà coinvolte nel progetto. Il gruppo si è interfacciato di volta in volta con i Presidi delle Facoltà o loro delegati e, quando necessario, con il Prorettore alla Didattica e con la Commissione Didattica. Il gruppo è stato coordinato dai dirigenti dell'Area dei Servizi alla Didattica e dell'Area dei Servizi lnformatici (SIAF) di concerto con il Presidente SIAF.
• un Gruppo tecnico che si è occupato di tutti gli aspetti tecnico-informatici relativi alla implementazione dei servizi, all'integrazione con i sistemi gestionali in uso (GISS) ed all'implementazione delle soluzioni operative (Fasi da 2 a 4). Questo gruppo, costituito da personale tecnico informatico di SIAF integrato con esperti di CINECA/KION, laddove necessario, nonché da due risorse esterne con contratto di collaborazione coordinata e continuativa selezionate con procedura ad evidenza pubblica, si è occupato anche della gestione e messa a punto dei servizi durante la Fase 2, 3 e 4 del progetto.

Il ruolo di coordinamento del progetto è stato affidato ad un Gruppo di coordinamento costituito dai Dirigenti delle Aree dirigenziali coinvolte: Area dei Servizi alla Didattica ed Area dei Servizi lnformatici (SIAF).

Risorse umane coinvolte:

Gruppo funzionale: n. 2 Dirigenti dell'Area dei Servizi alla Didattica e dell'Area dei Servizi lnformatici (SIAF), per complessivi 1 mese/uomo durante l'intero arco del progetto, n. 3 unità di personale tecnico amministrativo (n. 1 di cat. EP per complessivi 1 ,5 mesi/uomo + n. 1 di cat. D per complessivi 1 ,5 mesi/uomo + n. 1 di cat. C per complessivi 1 ,5 mesi/uomo) di SIAF/Area dei Servizi alla Didattica durante l'intero arco del progetto + n. 1 docente (Presidente SIAF) per complessivi 0,66 mesi/uomo ciascuno durante l'intero arco del progetto;

Gruppo tecnico: n. 5 unità di personale tecnico amministrativo del SIAF (n. 1 di cat. EP per complessivi 0,75 mesi/uomo + n. 1 di cat. D per complessivi 1 ,5 mesi/uomo + n.3 di cat. C per complessivi 7,75 mesi/uomo) che hanno operato nelle Fasi 2, 3 e 4 del progetto+ 2 co.co.co. per complessivi 14,5 mesi;

Gruppo di coordinamento: n. 2 Dirigenti dell'Area dei Servizi alla Didattica e dell'Area dei Servizi lnformatici (SIAF), per complessivi 1,25 mesi/uomo durante l'intero arco del progetto.

Risorse finanziarie impiegate:

Le risorse finanziarie necessarie per la realizzazione del progetto hanno riguardato principalmente le risorse umane esterne impiegate durante tutte le fasi del progetto: n. 2 co.co.co. per la durata complessiva di 14,5 mesi per un totale € 29.972,89.

4. Piano di comunicazione

l risultati del progetto sono stati resi noti attraverso i seguenti canali di comunicazione:

1. un video accessibile dalla home page del sito SIAF;
2. documenti relativi al progetto pubblicati sul sito SIAF ed accessibili dalla sua home page.

La dicitura "con il contributo di" sopra il "logo" della Fondazione Monte dei Paschi è stata infine inserita nella home page di ciascuno dei servizi on line per studenti e docenti realizzati o modificati nell'ambito del presente progetto.

Firenze, 28 novembre 2011

Il Responsabile del Progetto
Dott.ssa Cristina Mugnai