G Suite for Education in Unifi
Le utenze di accesso al servizio sono quelle della posta elettronica e sono regolate dal Decreto del Rettore 15 gennaio 2015, n. 22 .
SIAF ha attivato la piattaforma G Suite for Education con le più diffuse applicazioni che Google mette a disposizione delle università, per tutto il personale dell'Ateneo, gli studenti e gli assegnisti, oltre che per gli altri soggetti che in base al DR 22/2015 e alle decisioni assunte dagli Organi di Governo, detengono una casella di posta elettronica di Ateneo.
L'attivazione è stata effettuata in attuazione della determinazione assunta dalla Giunta del SIAF nella seduta di gennaio 2018.
La progettazione e l'implementazione è stata effettuata dalla FR Comunicazione in Rete, che adesso si occupa della gestione e dello sviluppo.
Applicazioni
G Suite for Education include strumenti digitali per creare e condividere documenti, comunicare con i colleghi via chat e in video riunioni, gestire gli impegni personali e del gruppo di lavoro con un'agenda on line. Le applicazioni utilizzabili, tra le altre, sono
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Gmail 
Keep
Calendar
Documenti 
Drive
Fogli
Hangouts
Presentazioni
MeetAccesso al servizio
Alcune delle funzioni e delle caratteristiche sono supportate soltanto dal browser Chrome, ma funzionano bene con G Suite for Education anche Firefox, Safari, Internet Explorer e Microsoft Edge (per i dettagli clicca qui).
Il personale, gli assegnisti, i dottorandi e gli specializzandi accedono a G Suite for Education dal link presente nella webmail (in alto a destra) oppure direttamente da http://drive.unifi.it, con le stesse credenziali di accesso con cui si accede alla propria casella di posta elettronica di Ateneo.
Gli studenti dei CdS e dei Master accedono a G Suite for Education direttamente da http://webmail.stud.unifi.it, con le stesse credenziali dell'autenticazione unica ai servizi SIAF.
Molti utenti dispongono di più account Google e quindi cliccando su G Suite for Education si potrebbe essere reindirizzati ad uno di essi. E' possibile accedere simultaneamente e passare da un account all'altro, senza dover uscire e accedere nuovamente. Le istruzioni che indicano come fare si trovano qui.
Al primo accesso viene chiesto all'utente di accettare termini di servizio di Google e le norme sulla privacy di Google. Superato questo passo sarà possibile iniziare ad utilizzare il servizio.
E' inoltre disponibile l'Informativa sulla privacy di G Suite for Education .
Durata e termini di servizio
L'Università degli Studi di Firenze ha attivato i servizi cloud di Google chiamati G Suite for Education per il personale, gli studenti e gli assegnisti dell'Ateneo.
Il servizio comprende le applicazioni Calendar, Documenti, Fogli, Moduli, Presentazioni, Contatti, Google Keep, Hangouts, Meet e uno spazio illimitato di Google Drive.
Google concede l’accesso ai servizi da parte dell’Università di Firenze a titolo non oneroso.
Le identità e le password per il personale, i dottorandi, gli specializzandi e gli assegnisti sono date dalle credenziali della posta elettronica di Ateneo mentre quelle per gli studenti dei CdS e dei Master sono quelle dell'autenticazione unica di Ateneo.
Le uniche informazioni passate a Google sono nome e cognome, credenziale (username posta elettronica) e eventuale alias (posta elettronica).
Google raccoglie dati e informazioni anche in conseguenza dell'utilizzo dei singoli servizi. I dati sono infatti conservati da Google su proprie infrastrutture. Per maggiori informazioni sui dati raccolti e sulle modalità di utilizzo si invita prendere visione delle Norme sulla privacy di Google.
È previsto l’utilizzo del servizio esclusivamente a supporto alle attività istituzionali svolte dal personale dipendente, dagli studenti e dai collaboratori.
L’Ateneo non è in grado di garantire in alcun modo il livello di servizio erogato, né la sua durata, pertanto in caso di utilizzo dello strumento per l’archiviazione di documenti o dati rilevanti per la propria attività è opportuno dotarsi di una modalità di conservazione aggiuntiva.
Nel caso in cui l'Ateneo decidesse di recedere dall'accordo con Google, gli utenti saranno avvisati con almeno 3 mesi di anticipo.
Accedendo e utilizzando i servizi Google Cloud denominati G Suite for Education, l’utente acconsente implicitamente al trasferimento, alla conservazione e al trattamento dei dati da parte di Google sulle proprie infrastrutture.
Google subentra a UNIFI nella responsabilità dei contenuti, dei sistemi e delle procedure che assicurano la sicurezza e la riservatezza dei dati.
Inoltre l’utente prende atto che UNIFI non ha alcuna responsabilità relativamente ai servizi e contenuti in oggetto.
Le utenze, incluse tutti i contenuti, vengono eliminate 6 mesi dopo la disattivazione della casella di posta elettronica di Ateneo.
Informativa sulla privacy di G Suite for Education
Disattivazione del servizio per gli studenti dei corsi di studio e dei master (fino a 3 anni dopo il conseguimento del titolo)
In analogia ai servizi on line, l'utenza G Suite for Education degli studenti dei corsi di studio e dei master viene disattivata 3 anni dopo il conseguimento del titolo oppure, per chi non consegue il titolo, il 30 giugno dell'anno accademico successivo all'ultimo di iscrizione.
Disattivazione del servizio per il personale, gli assegnisti, i dottorandi, gli specializzandi, le caselle di funzione e i collaboratori
Il servizio viene disattivato insieme a quello di posta elettronica ovvero secondo quanto riportato nella pagina web che segue, al paragrafo "Disattivazione del servizio":
Supporto
L'assistenza avviene attraverso i seguenti canali:
- utilizzo delle applicazioni: direttamente dalle pagine web della Guida di Google o del G Suite Centro Didattico;
- problemi generici, relativi all'utenza (solo per il personale): attraverso il Call Center del SIAF, categoria "G Suite: problema generico".
- recupero delle credenziali di accesso | personale, assegnisti, dottorandi e specializzandi: si tratta della stessa procedura per la posta elettronica di Ateneo, consultabile qui https://www.siaf.unifi.it/p1492.html
- recupero delle credenziali di accesso | studenti dei corsi di studio e dei master: si tratta della stessa procedura per l'autenticazione unica, consultabile qui https://www.siaf.unifi.it/p468.html