Accedere ad una cartella condivisa su Olmo o su Tiglio
In Ateneo, ormai da un po’ di tempo, i server di file (cartelle condivise) sono due: Olmo e Tiglio ovvero olmo.unifi.it e tiglio.unifi.it
Tiglio ha sostituito tutti i vecchi file-server: fs.polocs1.unifi.it, fserv1.polosociale.unifi.it ecc. e per ciascuno è stato creato un alias; quindi scrivere fs.polocs1.unifi.it o tiglio.unifi.it è equivalente ma la forma reale, tiglio.unifi.it, è preferibile.
Le cartelle condivise possono essere accedute tramite Esplora file 
di Windows (metodo più diretto e generalmente utilizzato) oppure tramite un Browser 
(metodo più complesso e usato di solito quando non è possibile tramite Esplora file e da utilizzare solo per consultazione )
Per tutte le modalità si dovrà disporre dell’autorizzazione all’accesso alla cartella tramite le proprie credenziali uniche di Ateneo (matricola/password). L’autorizzazione all’accesso si ottiene compilando il modulo SU13 della modulistica Siaf firmato dal proprio responsabile (RAD, Dirigente ecc.) e inoltrato tramite Titulus alla segreteria Siaf.
La modalità tramite Esplora file è disponibile solo dalla rete LAN interna Unifi; per accedere alle cartelle tramite Esplora file da Smart Working ma anche da Eduroam è necessario connettersi alla VPN (vedi guida “Come faccio a… Collegarmi alla VPN”).
Nota: nella nomenclatura dei documenti è opportuno non utilizzare caratteri speciali ma limitarsi a lettere, numeri, trattino alto e trattino basso; tutto questo evita molti problemi a molti software.
Accesso tramite Esplora file
Attenzione!!! Se si è soliti salvare le credenziali di accesso tramite la spunta “Memorizza le credenziali”, è opportuno leggere l’appendice in coda a questa sezione relativa alla “Gestione credenziali Windows”.
Ci sono diversi modi per accedere ad una cartella condivisa cui si è abilitati:
- Spot: se non ci interessa avere un collegamento stabile alla cartella
- Collegamento sul desktop: collegamento stabile, fornisce una certa protezione dai Ransomware (Cryptolocker)
- Aggiunta di un percorso di rete: idem come per il precedente, cambia il posizionamento
- Connessione unità di rete (come Disco del Computer): collegamento stabile ma maggiormente soggetto ai Ransomware
Il SIAF consiglia vivamente di utilizzare le modalità 2 o 3 perchè aiutano a proteggere i file delle cartelle condivise dagli attacchi di Cryptolocker ovvero di quei software criminali che criptano i file rendendoli inutilizzabili.
N.B.: in Esplora file ogni file, sia locale al PC che di rete, è individuato univocamente dal percorso necessario per raggiungerlo e dal suo nome. Il percorso inizia dal nome del server preceduto da \\ se si tratta di una risorsa di rete o dal nome del disco seguito da due punti se è locale al PC:
es. \\olmo.unifi.it\cartella-x\sottocartelle\file oppure C:\cartella-y\sottocartelle\file; nel primo esempio cartella-x è la cartella condivisa, nel secondo cartella-y è ad es. la cartella Documenti.
Il nome complessivo di un file comprende tutto il percorso in cui si trova a partire da cartella-x o cartella -y comprese (è escluso il nome del server); esiste un limite alla lunghezza complessiva del nome di un file fissata in 256 caratteri superata la quale si verificano problemi (accesso, spostamento ecc.); è bene evitare troppe sottocartelle e cartelle e file con nomi lunghi. Ad esempio potrebbe diventare impossibile spostare un file da una cartella ad un’altra o da un pc ad un altro.
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modalità spot: in Esplora file scrivere il percorso completo della cartella nella barra dei percorsi, come indicato nel rettangolo rosso della figura seguente, e premere Invio
Se non si è ancora effettuato alcun accesso ad alcun altra cartella sullo stesso server il sistema chiederà le credenziali per poter verificare che si abbia l’autorizzazione all’accesso alla cartella. Una volta inserite e verificate si avrà accesso ai file.
La stessa cosa è possibile anche dalla casella di ricerca di Windows 10
Esplora file sarà aperto automaticamente.
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creazione di un collegamento sul Desktop: con il mouse cliccare con il destro in un punto libero qualsiasi del Desktop; dal menu contestuale che si apre selezionare Nuovo e poi Collegamento
Immettere il percorso della casella e andare avanti (in questo esempio si è usata una cartella reale sul server Tiglio); il sistema può impiegare diversi secondi per controllare tutto ma alla fine, se il percorso è corretto e la cartella esiste, presenterà questa finestra
Il nome del collegamento (in figura bordato di rosso) sarà quello che vedremo sul desktop ed è possibile modificarlo a piacere anche se si consiglia di mantenerlo in questa forma che ci indica sia il nome della cartella che il server che la ospita. Sarà comunque possibile modificare il nome anche in seguito.
Cliccando su Fine il sistema verifica se avete già effettuato un accesso a questo server per un altra cartella e in caso contrario vi chiede le credenziali
Notare che la connessione viene verificata per il server e non per la cartella; se connetterete un'altra cartella dopo questa non saranno più richieste le credenziali; notare anche la spunta per la memorizzazione delle credenziali; se immessa non verranno più richieste nemmeno dopo il riavvio. E’ comunque vivamente sconsigliato memorizzare le credenziali, sia per motivi di sicurezza che per motivi pratici quando, ad es. per consultare il cedolino, capita di dover forzatamente cambiare la password dei servizi on line (vedi appendice).
Cliccando su Ok il collegamento viene creato sul Desktop.
Una considerazione molto importante riguarda il percorso che bisogna fare quando siamo di fronte ad una operazione di “Sfoglia” come ad es. nel caso di un “Apri” o “Salva con nome” di Word oppure di un “Allega” in una mail: in questo caso per rintracciare la nostra cartella bisognerà cercare il Desktop e poi il collegamento appena creato.
Facendo doppio click sul collegamento (rettangolo rosso) si aprirà la cartella condivisa e sarà possibile fare ciò che vogliamo; attenzione: una volta entrati nella cartella non sarà possibile tornare al livello superiore con la freccia nel cerchio rosso perchè un collegamento non fa parte della struttura delle directory e sarà necessario utilizzare la freccia nel quadrato rosso che indica lo step precedente nella cronologia dei percorsi. Sembra complicato ma in realtà non lo è.
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Aggiunta di un percorso di rete nella scheda PC: cliccando con il destro su Questo PC si apre il menu contestuale
Selezionare la voce Aggiungi percorso di rete; dopo una finestra che ci avverte sulle possibilità offerte da questa funzione, viene mostrata la seguente finestra
Cliccare su Scegliere un percorso…. e premere Avanti; si apre una finestra del tutto simile a quella vista per la creazione di un collegamento sul Desktop
Premendo Avanti viene proposto il nome del Percorso di rete
In questo caso si consiglia di modificare il nome e di lasciare solo il nome cartella e del server;
nel nostro esempio: csiaf (tiglio.unifi.it)
Il sistema risponde con questa finestra
Se non si toglie la spunta si aprirà la cartella; se non avete ancora acceduto altre cartelle sullo stesso server vi saranno richieste le credenziali, esattamente come per il collegamento sul Desktop.
Sulla scheda Questo PC adesso compare il percorso ovvero la cartella
In questo caso, per le operazioni Sfoglia, sarà possibile andare direttamente al link sotto Questo PC; una volta entrati nell’elenco dei file se premete la freccia per tornare al livello superiore vi troverete nella scheda Rete poichè, benchè memorizzato nella scheda PC, il link individua una risorsa di Rete.
Nessun problema andremo su Questo PC cliccandoci…
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Connessione unità di rete: cliccando con il destro del mouse sulla scheda Questo PC si apre il menu contestuale
Selezionare la voce Connetti unità di rete… si aprirà la seguente finestra
A differenza dei casi precedenti qui viene proposta una lettera di Unità (cioè di un Disco) poiché la cartella verrà vista come se fosse un disco del PC; in gergo si dice che l’unità viene mappata su quella lettera. In genere non è necessario scegliere una lettera diversa da quella proposta.
Il sistema propone Riconnetti all’avvio già spuntato; se si toglie la spunta la connessione avrà luogo solo fino al prossimo avvio.
Connetti con credenziali diverse può essere utile ma si deve tener presente che certi server non consentono l’accesso a due utenti dalla stessa postazione; Olmo è uno di questi.
Una volta premuto su Fine la risorsa appare come disco del PC
Accesso tramite browser
Nelle situazioni in cui non si possa accedere alla rete di Ateneo (Fissa o VPN) si può ricorrere all’uso di un browser. L’utilizzo è consigliato per la sola consultazione perché, anche se vedremo come aggiornare un file, bisogna sempre ricordare che il browser “non sa” se qualcun altro sta operando sullo stesso file e si rischia di interferire con l’attività di un altro collega; questo in Esplora file non succede poiché Windows controlla questa possibilità e ci permette di accedere in sola lettura.
I due file-server (Olmo e Tiglio) hanno due comportamenti e due interfacce totalmente differenti.
Olmo
Se si apre un Browser qualsiasi (Chrome, Firefox ecc.) e si digita il seguente indirizzo https://olmo.unifi.it/file/ il sistema risponde chiedendo le credenziali uniche di Ateneo (matricola/password);
una volta immesse, il browser presenta a sinistra l’elenco delle cartelle cui si è abilitati e nel corpo pagina il contenuto della prima cartella
Notare che l’elenco delle cartelle abilitate è molto utile quando si voglia connettere una cartella in Esplora file e non se ne ricorda il nome esatto.
A questo punto bisogna aver ben presente che non siamo sulle risorse del PC (Esplora file) ma in Internet benchè ristretto al nostro Ateneo; facendo doppio click su una sotto-cartella ottengo la sua apertura cioè vedo il suo contenuto, ma se doppio-clicco un file non mi si apre Word o Adobe reader ecc. Semplicemente ottengo il download del file sulla mia cartella di Download locale del PC; da qui potrò poi aprirlo come meglio credo(*). Se intendo modificare il file (supponiamo sia un .docx) devo poi avere cura a riposizionarlo sul server con una operazione di upload; come? Cliccando su Carica (primo dei pulsanti a sinistra); vi sono due opzioni: Carica ignora e Carica sovrascrivi; nel primo caso l’upload non procede se il file esiste già; nel secondo caso lo sovrascrive e dunque è l'operazione che ci serve.
Gli altri pulsanti, ad eccezione di Strumenti che non ci serve, hanno delle funzioni intuitive che ciascuno può sperimentare.
Tiglio
L’interfaccia e le possibilità offerte da Tiglio sono più limitate ma simili a quelle di Olmo.
Purtroppo non esiste un indirizzo di catalogo e l’utente può solo digitare l’indirizzo contenete il nome di una cartella; ad es. https://tiglio.unifi.it/csiaf dove csiaf è il nome della cartella che abbiamo utilizzato negli esempi precedenti. In questo caso è possibile operare su una cartella alla volta e il suo nome esatto deve essere noto.
Dopo aver chiesto le credenziali il browser mostra il contenuto della cartella. Con un click su una sottocartella se ne apre il contenuto, con un click su un file se ne ottiene il download (*).
Aprendo il menu a tendina Windows Network (nella figura seguente è aperto) si vede come si possano fare delle azioni al pari di Olmo; la sequenza è la stessa: download->edit->upload
(*) Attenzione!!! l’operazione che il browser esegue quando si fa doppio click su un file può essere diversa a seconda delle sue impostazioni e può essere diversa a seconda il tipo di file; ad es. cliccando un pdf potrebbe aprirsi Adobe Reader e cliccando un .doc potrebbe aprirsi Word ecc.
In generale non è buona norma aprire direttamente in un'applicazione installata nel PC ma è preferibile scaricare e poi aprire il file. Spesso l’apertura di documenti in Office da Browser causa malfunzionamenti.
Appendice: Gestione delle credenziali Windows
Al pari dei browsers, anche Windows permette di gestire credenziali.
Quando una finestra Windows chiede le credenziali, come durante l’accesso ad un server per una cartella condivisa,il sistema salva queste credenziali in una memoria di sessione; ecco perchè se si accede ad una seconda cartella sullo stesso server non le chiede di nuovo. Al termine della sessione (cioè se ci si disconnette o se si riavvia il pc) queste credenziali vengono perse.
Quando nella finestra delle credenziali si spunta la casella “Memorizza credenziali”, il sistema le salva in una sua banca dati dalla quale le ritroverà automaticamente quando si proverà ad accedere di nuovo alla risorsa anche dopo la disconnessione o il riavvio. Funzione molto utile ma può generare problemi perchè un server accetta connessioni solo e soltanto da un utente; le connessioni con account diversi nella stessa sessione Windows non sono ammesse.
I problemi possono sorgere in due casi:
- il più frequente: si cambia la password delle credenziali di Ateneo o volutamente o perché lo chiede qualche servizio online (es. Cedolini); in questo caso, specialmente se si è seguito il metodo Connessione unità di rete che prevede la riconnessione all’avvio, la password memorizzata è sbagliata e il sistema va in confusione
- può capitare che un pc sia condiviso tra più utenti; anche in questo caso, se un utente memorizza le credenziali gli altri utenti possono avere problemi.
La via per risolvere i problemi di connessione passa dall’eliminazione delle credenziali memorizzate; è bene tener presente che immettere credenziali è certamente una noia ma che una volta immesse rimangono memorizzate per tutta la sessione e per tutte le cartelle del server; se si hanno cartelle sia su olmo che su tiglio, al massimo verranno richieste due volte; si consiglia pertanto di non memorizzare le credenziali.
Vediamo come eliminare credenziali memorizzate.
Cliccare su Start 
; scrivere (anche se non c’è un campo dove scrivere) la parola Credenziali; apparirà questo:
Cliccare su Gestione credenziali.
Si apre questa finestra dove si clicca su Credenziali Windows (bordato in rosso)
Si aprirà l’elenco delle credenziali memorizzate; nel rettangolo rosso sono visibili le memorizzazioni per i due file server olmo e tiglio .
Per eliminare o anche modificare le credenziali è sufficiente cliccare sul nome del server e quindi su Rimuovi o Modifica.
Da notare che la rimozione delle credenziali non ha effetto sulle connessioni attive che rimangono tali; gli effetti si avranno solo disconnettendosi o riavviando.
Ultimo aggiornamento
08.10.2021