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SIAF - Sistema Informatico dell'Ateneo Fiorentino

Migrazione delle caselle di funzione a Gmail

Evitare di condividere un account fra più utenti

Gli account Google Workspace sono concepiti per essere utilizzati da un singolo utente. Se più utenti dell'organizzazione accedono spesso allo stesso account Google Workspace condividendo il nome utente e la password, potrebbero sorgere i problemi seguenti:
  • Potrebbero raggiungere una delle soglie previste per gli account
  • Potrebbero visualizzare una verifica o una domanda
  • L'account potrebbe essere temporaneamente bloccato
Se gli utenti hanno bisogno di condividere una casella di posta in arrivo o di gestire gli account di altri utenti, Google consiglia di adottare una delle soluzioni descritte nell'articolo che si trova qui: https://support.google.com/a/answer/33330?hl=it

Passi da effettuare il 9 dicembre 2021, immediatamente dopo aver ricevuto il messaggio di migrazione

 

DEFINIZIONI

Indirizzi di funzione sono indirizzi email autorizzati dai Dirigenti, dai Direttori di Dip.to e dai Presidenti delle Scuole e vengono attribuiti al personale con incarichi di responsabilità nelle strutture previste dallo statuto. Possono anche essere attribuiti in via temporanea ad altro personale in occasione di particolari esigenze come eventi, convegni, sondaggi, gruppi di ricerca, gruppi di lavoro, ecc.

Richiedente/Responsabile il Dirigente, il Direttore di Dipartimento o il Presidente di Scuola che autorizza e richiede a SIAF l'attivazione, il rinnovo o il cambio di TITOLARE per una casella di funzione.

Titolare un utente facente parte del personale di Ateneo (TA, docente, lettore). Tipicamente è titolare di un incarico di responsabilità (ufficio dirigenziale, UP, UF, FR, FS). E' possibile avere un solo titolare per ogni indirizzo di funzione. E' l'unico detentore delle credenziali dell'utenza.

Delegati un utente con casella @unifi.it che collabora con il titolare e al quale è stato attribuito attraverso Gmail l'accesso via delega alla casella di funzione in modo da essere comunque sempre riconoscibile, in attuazioni delle disposizioni normative. Ogni casella può avere fino a 1.000 delegati.

 

PROCEDURA

1. cambiare la password di accesso all'utenza

CHI il titolare dell'utenza: tipicamente è il responsabile dell'ufficio UP, UF, FR, FS, ecc. E' la persona che gestisce le credenziali, può delegare l'accesso alla casella ad altri utenti ed è responsabile per eventuali abusi o usi illeciti dell'utenza

COME

a) il titolare si collega a http://cir.unifi.it e accede al servizio inserendo come credenziali l'indirizzo email e la password dell'utenza in oggetto

b) una volta effettuato l'accesso inserisce una nuova password che non comunicherà a nessuno

 

ATTENZIONE: accertarsi qualche giorno prima della migrazione del 9 dicembre di essere in possesso della password della casella altrimenti non sarà possibile accedere alla nuova casella. Nel caso la password fosse salvata nel browser o nel client desktop (es thunderbird) nella maggior parte di casi è possibile recuperarla direttamente dal browser o dal client desktop. In caso di necessità CONTATTARE l'assistenza tramite Call Center SIAF.

 

2. inserire le deleghe di accesso per i collaboratori

CHI il titolare dell'utenza

COME

a) Aprire Gmail sul computer (http://mail.unifi.it). Accedere alla casella di funzione da delegare. Non è possibile aggiungere delegati dall'app Gmail.

b) In alto a destra, cliccare su Impostazioni Impostazioni e poi Visualizza tutte le impostazioni.

c) Cliccare sulla scheda Account e importazione o Account.

d) Nella sezione "Concedi l'accesso al tuo account", cliccare su Aggiungi un altro account.

e) Inserire l'indirizzo email della persona da aggiungere.

f) Cliccare su Passaggio successivo quindi Invia un'email per concedere l'accesso.

La persona che si è aggiunto riceverà un'email con la richiesta di conferma. Potrebbero trascorrere fino a 24 ore prima che si possa visualizzare il delegato dopo la conferma ma tipicamente avviene tutto in pochi secondi.

Nota: l'invito scade dopo una settimana.

 

3. accedere mediante delega ad una casella di funzione

CHI utenti delegati (colleghi che collaborano con l'email intestata ad un titolare)

COME

a) Aprire Gmail sul computer (http://mail.unifi.it) e accedere alla propria casella personale Unifi

b) Accettare l'invito a collaborare, cliccando sul link presente nel messaggio che si riceverà quando il titolare della casella inserisce la delega

c) Entro 24 ore, cliccando sul bottone "Google" che si trova in alto a destra, si visualizzerà il link che riporta l'indirizzo email della casella delegata e si potrà accedervi e iniziare a lavorare semplicemente cliccando su di esso.

 

NB durante la copia dei messaggi utilizzare esclusivamente l'accesso via web. Diversamente il rischio è quello di corrompere parzialmente o completamente la copia, perdendo messaggi e cartelle

 

Ulteriori informazioni su "Delegare e collaborare con l'email":

https://support.google.com/mail/answer/138350?hl=it

 

Assistenza con operatore SIAF

Nel caso in cui si avesse la necessità di assistenza tecnica è possibile aprire una segnalazione su Call Center SIAF seguendo il percorso:

 

http://callcenter.siaf.unifi.it > Posta elettronica > Migrazione posta a Google

 
ultimo aggiornamento: 14-Dic-2021
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