Attività e servizi Posta elettronicaPosta elettronica per personale, dottorandi e specializzandi

Posta elettronica per il personale, gli assegnisti, i borsisti, i dottorandi e gli specializzandi

Il servizio è regolato da:

• Decreto del Rettore 15 gennaio 2015, n. 22 http://www.unifi.it/upload/sub/normativa/dr_22_15_reg_servizi_comunicazione.pdf)
• Determinazioni adottate dal SA e dal CdA, nelle sedute rispettivamenre del 20 (http://static.unifi.it/reserved/ca-sa/organi/determinazioni_sa/d200416.pdf) e del 29 aprile 2016 (http://www.unifi.it/upload/sub/casa/2016/c_290416.pdf) e successivamente richiamate dal Rettore nella Circolare n. 18/2016, Prot. n. 77486 del 26 maggio 2016 (http://www.unifi.it/upload/sub/personale/normativa/circ18_professori_ricercatori_riposo_2016.pdf)

 

Destinatari del servizio

A tutto il personale a tempo indeterminato e determinato, ai docenti a contratto, agli assegnisti, ai borsisti e agli studenti dei corsi di studio, dei master, delle scuole di specializzazione e di dottorato dell'Ateneo viene attribuita una casella di posta personale istituzionale.

Possono usufruire gratuitamente del servizio anche altri soggetti che operano all'interno delle strutture dell'Ateneo, ovvero le seguenti categorie di personale:

• titolari di borse di studio;
• personale che svolge attività di collaborazione, con contratti di durata minima di sei mesi;
• personale docente e ricercatore collocato a riposo;
• Professori Emeriti;
• altro personale che ne ha diritto in base alle delibere degli Organi di Governo.

Possono inoltre essere attribuite caselle di posta elettronica a pagamento per attivita' finanziate che coinvolgano l'Ateneo (progetti di ricerca interuniversitari o europei, convenzioni, convegni, riviste o quanto altro non rientri nella attivita' istituzionale dell'Unita' Amministrativa del richiedente).

 

Il servizio del SIAF e le sue caratteristiche

Sono previsti vari tipi di accesso alla casella di posta elettronica:

• da qualunque postazione del mondo, anche da un Internet Point, l'utente può utilizzare la posta elettronica tramite il servizio di webmail - https://www.siaf.unifi.it/p1383.html;
• sulla postazione di lavoro abituale l'utente può configurare il programma di posta scegliendo il protocollo di lettura della posta più adatto.

Sono presenti misure di protezione da malware sia in ricezione che in spedizione in quanto:

• è attivo sul server di posta elettronica un sistema antimalware che salvaguarda gli utenti dalla ricezione e dalla spedizione di messaggi infetti;
• può essere inserito un blocco che impedisce alle stazioni di lavoro infette di spedire messaggi di posta elettronica.

Sono presenti varie misure per arginare la ricezione di posta indesiderata (spamming):

• è attivo un sistema antispam che individua ed isola i messaggi considerati spamming, lasciandone il controllo all'utente;
• sul Server sono state adottate ulteriori misure generali antispamming;

Nell'ambito del riconoscimento dell'utente tramite l'autenticazione è possibile:

• modificare la password;
• utilizzare il Server di posta connettendosi da qualunque provider (o da casa o da altre parti del mondo per esempio col proprio portatile), tramite una configurazione che permette l'autenticazione;

I sistemi consentono ad ogni utente l'attivazione della risposta automatica ai messaggi a lui indirizzati.

Al fine di garantire il maggior spazio utile possibile sul server per i messaggi di posta ricevuti o inviati è indispensabile adottare dei criteri di pulizia periodica dei messaggi di posta eliminati. Viene pertanto applicata la policy di eliminazione, con periodicità mensile, dei messaggi contenuti nei "cestini" che risiedono sul server.

Nell'ambito delle attivita' di razionalizzazione dell'utilizzo delle risorse, a partire dal 4 giugno 2011 SIAF procedera' all'archiviazione dei messaggi di posta elettronica piu' vecchi di un anno.

Per proteggere l'infrastruttura della posta elettronica di Ateneo, SIAF ha attivato dei limiti sulla quantità di posta che un utente può inviare. Maggiori dettagli si trovano qui.

Per migliorare la reputazione del dominio di posta unifi.it è stato pubblicato il record Sender Policy Framework (SPF) sul DNS autoritativo di Ateneo. Questo miglioramente garantisce una minore probabilità di inserimento nelle blacklist.

Per aumentare la protezione dalla posta indesiderata è attivo il controllo SPF sui messaggi in arrivo che hanno già superato gli altri controlli antimalware/antispam.

 

Tipologie di utenza

Le caselle di posta elettronica possono essere di due tipi:

Caselle personali, con indirizzo nel formato standard stabilito nel "Regolamento di utilizzo dei servizi di comunicazione" dell'Ateneo

• nome.cognome@unifi.it

Indirizzi di funzione, legate a ruoli specifici svolti all'interno dell'Ateneo, con formato

• funzione@sigla.unifi.it

 

Attivazione del servizio

Caselle personali
A tutto il personale a tempo indeterminato e determinato, ai docenti a contratto, agli assegnisti e agli studenti dei corsi di studio, dei master, delle scuole di specializzazione e di dottorato dell'Ateneo viene attribuita una casella di posta personale istituzionale.

Le altre categorie di personale che possono usufruire di una casella personale, devono fare richiesta di attivazione tramite l'apposito modulo scaricabile dalla sezione "Modulistica", opportunamente compilato, firmato e trasmesso in una delle modalità indicate. Per il suddetto personale le caselle postali saranno mantenute attive, salvo richiesta di rinnovo, fino alla scadenza del rapporto con l'Ateneo. La richiesta di rinnovo può essere fatta utilizzando lo stesso modulo utilizzato per l'attivazione.

All'intestatario della casella personale a richiesta (utenti senza matricola) saranno recapitati, in busta chiusa, i dati relativi alla casella, incluse le credenziali per l'autenticazione (username e password).

Mentre l'utente con matricola, intestatario di una casella personale, dovrà seguire le indicazioni di cambio password/prima attivazione casella presenti qui: https://www.siaf.unifi.it/p1636.html.

Indirizzi di funzione
A tutte le Unità Amministrative dell'Ateneo vengono assegnati automaticamente gli indirizzi di funzione relativi alle figure istituzionali della struttura. Per le funzioni amministrative, tecniche, di didattica o di ricerca legate a ruoli specifici svolti all'interno dell'Ateneo può essere fatta richiesta di casella di funzione a titolo gratuito tramite l'apposito modulo scaricabile dalla sezione "Modulistica", opportunamente compilato, firmato e trasmesso a SIAF in una delle modalità previste. Per attività finanziate relative a progetti di ricerca interuniversitari o europei, convenzioni, convegni, riviste o quanto altro non rientri nella attività istituzionale dell'Unità Amministrativa del richiedente, può essere fatta richiesta di casella di funzione a pagamento tramite l'apposito modulo scaricabile dalla sezione "Modulistica", opportunamente compilato, firmato e inviato a SIAF in una delle modalità previste.

All'intestatario della casella saranno recapitati, in busta chiusa, i dati relativi alla casella, incluse le credenziali per l'autenticazione (username e password).

 

Disattivazione del servizio

Caselle personali

La casella di posta personale istituzionale viene disattivata nel corso del secondo mese successivo alla data di cessazione del rapporto con l'Ateneo, previo invio di una notifica alla stessa casella in scadenza, che riporta la data esatta di disattivazione e le modalità per chiedere il rinnovo.

Fanno eccezione al predetto termine le caselle di posta personali istituzionali:

a. dei professori e dei ricercatori, che vengono disattivate cinque anni dopo il collocamento a riposo, rinnovabili;

b. dei professori emeriti, che vengono disattivate cinque anni dopo il conferimento del titolo, rinnovabili;

c. degli studenti dei corsi di studio, dei dottorandi e degli specializzandi, che vengono disattivate tre anni dopo il conseguimento del titolo;

d. di coloro per i quali sono state disposte specifiche proroghe da parte degli Organi di Governo dell'Ateneo;

e. di coloro per i quali sono state richieste proroghe motivate da parte dei responsabili dei Centri di responsabilità con autonomia gestionale o delle Aree dirigenziali della Struttura Amministrativa dell'Ateneo o dei responsabili delle Scuole.

Quando il sistema rileva che un dipendente ha perso il diritto alla casella personale di posta elettronica, viene attivata la specifica procedura di disattivazione (caso 1).  

Le altre categorie di personale, che hanno una casella di posta elettronica a scadenza, perdono il diritto al momento della scadenza indicata sul modulo di attivazione. Viene allora attivata la specifica procedura di disattivazione (caso 2).

Indirizzi di funzione
Gli indirizzi di funzione, relativi alle figure istituzionali della struttura, assegnati automaticamente, sono permanenti. Le caselle richieste specificatamente per ruoli svolti all’interno dell’Ateneo perdono il diritto al momento della scadenza indicata sul modulo di attivazione. Le altre caselle di funzione hanno scadenza almeno triennale e comunque non possono superare la data di scadenza del mandato del richiedente.

Informativa sui dati raccolti

(in conformità al Provvedimento "lavoro: le linee guida del Garante per posta elettronica e Internet")

I dati raccolti relativamente al traffico di posta elettronica sono gestiti in modo da garantire la riservatezza, i diritti e le libertà fondamentali, la dignità degli utenti.

I dati del traffico (esclusi i contenuti dei messaggi) sono conservati conformemente a quanto stabilito dalla legislazione vigente e vengono forniti alle autorità competenti solo nei casi previsti dalla legge.

I dati contenenti le informazioni relative alle funzionalità di Sistema sono utilizzati dagli incaricati della gestione del servizio ai soli fini dei controlli di funzionalità (per esigenze organizzative, produttive e di sicurezza).

I dati non vengono utilizzati né per supervisione della attività lavorativa né per tracciamento di profili professionali.