File Service: Olmo e Tiglio
Il File Service nasce per rispondere all'esigenza di disporre nell'ambito di un ufficio o gruppo di ricerca di uno spazio disco condiviso, sicuro ed affidabile, dove mantenere e scambiare i documenti di lavoro.
L'utilizzo delle cartelle condivise sulle stazioni di lavoro degli utenti è stato spesso veicolo di diffusione dei virus ed un potenziale pericolo per la sicurezza e l'integrità dei dati.
Utilizzare le cartelle condivise del File Service, invece di condividere il disco della propria stazione di lavoro, consente di avere una maggiore sicurezza ed affidabilità dei dati contenuti.
Il servizio è finalizzato a fornire uno spazio disco su un Server a gestione controllata e ad accesso comune a più Utenti, da utilizzare per la condivisione di cartelle.
Destinatari del servizio
Il servizio è disponibile per le seguenti strutture di Ateneo che ne facciano richiesta:
Dipartimenti, Aree Dirigenziali, Scuole.
Il servizio e le sue caratteristiche
Il servizio permette agli utenti di usufruire di uno spazio disco loro assegnato, che costituisce una estensione della propria stazione di lavoro; gli utenti accedono in modalità remota al File Server e vedono lo spazio loro assegnato come un disco della propria stazione di lavoro. Sui File Server è possibile accedere alle cartelle condivise anche tramite https da una qualsiasi postazione, anche da rete esterna all'ateneo, ma si raccomanda di utilizzare questa modalità in sola consultazione.
Le credenziali (identificativo utente e password) di autenticazione per l'accesso sono le stesse della autenticazione unica per i servizi SIAF.
Le cartelle sono pensate per essere lo spazio disco in comune tra i componenti di uno stesso ufficio o gruppo di ricerca, i quali lavorano, in momenti diversi, sugli stessi file, aggiornandoli periodicamente, e scambiandosi, tramite queste condivisioni, i dati di lavoro.
Un utente può, con la medesima password, accedere a tutte le cartelle condivise alle quali è abilitato.
Ciascuna stazione di lavoro può essere programmata in modo tale da collegare automaticamente, al momento dell'accensione, tutte le cartelle di rete necessarie.
Il servizio offre i seguenti vantaggi:
- Sicurezza del File Server: il server viene gestito in sicurezza e protetto da intrusioni e attacchi;
- Sicurezza dell'accesso: accedono al server solo gli utenti abilitati e che si autenticano;
- Sicurezza delle cartelle: accedono alle cartelle solo gli utenti che ne sono stati preventivamente autorizzati;
- Sicurezza delle informazioni: i dati sono archiviati su sistemi ridondati, che li proteggono da singoli guasti hardware;
- Sicurezza della conservazione: i dati sono periodicamente salvati su unità esterne, che ne permettono il recupero in caso di necessità
Le cartelle condivise non devono comunque essere utilizzate per l'archiviazione o lo conservazione a lungo termine di documenti o altri file di lavoro, per i quali dovrebbero essere utilizzati altri metodi (conservazione digitale, CD, DVD, unità disco esterne).
Gli utenti del Server sono tenuti ad attenersi ai Termini di utilizzo del servizio. In particolare, si raccomanda di mantenere attivo e aggiornato sulla propria postazione un antivirus, in quanto il server non esegue le scansioni dei file condivisi per la rilevazione di malware.
Attivazione del servizio
Il servizio è attivato tramite l’invio con protocollo interno da parte della struttura richiedente del modulo "SU13-Richiesta attivazione/disattivazione di una cartella istituzionale” disponibile alla pagina modulistica.
Dovranno essere indicati il nome da attribuire alla cartella e gli utenti da abilitare per l’accesso.
Eventuali successivi modifiche agli utenti abilitati dovranno pervenire tramite lo stesso modulo.
L'attivazione della cartella o le modifiche alle abilitazioni degli utenti saranno comunicate tramite e-mail al richiedente e agli utenti interessati. La comunicazione conterrà le indicazioni precise per la connessione della cartella alle postazioni di lavoro degli utenti.
Disattivazione del servizio
La disattivazione avviene utilizzando lo stesso modulo “SU13-Richiesta attivazione/disattivazione di una cartella istituzionale” specificando il nome della cartella da disattivare.
Istruzioni e supporto
- Istruzioni per la connessione alla Cartella Condivisa con sistema operativo Apple MacOs
- Istruzioni per la connessione alla Cartella Condivisa con sistema operativo Windows
- Istruzioni per la connessione alle cartelle condivise di OLMO da dispositivi mobili
Le richieste di supporto in generale, e di estensione dello spazio delle cartelle in particolare, devono essere inoltrate tramite CallCenter, selezionando nell'oggetto della richiesta la voce: "File Server - Cartelle Condivise.
Termini di utilizzo del servizio
Il servizio è destinato all’utilizzo per finalità istituzionali. Consente di conservare in sicurezza i file utilizzati nell’attività lavorativa. Il suo impiego è quindi raccomandato per la condivisione dei file con altri utenti e per la sicurezza dei documenti dell’ufficio relativi all'attività corrente.
Non deve essere utilizzato quale metodo di archiviazione digitale di documenti ufficiali, nè per la conservazione di file a lungo termine.
Le cartelle sul File Server sono considerate una estensione delle stazioni di lavoro personali o di ufficio.
SIAF è responsabile della gestione di cartelle, utenti e profili di accesso, della sicurezza del server e dei salvataggi.
Gli utenti delle Cartelle Istituzionali sono responsabili del contenuto, dell’accesso e della protezione dei dati. Sono tenuti al rispetto delle indicazioni fornite alla pagina intranet dedicata alla sicurezza informatica.
La struttura che ha richiesto l’attivazione del servizio è responsabile della assegnazione dei permessi di accesso.
Il contenuto delle cartelle
- deve essere inerente alle attività istituzionali svolte dall’utente o del gruppo di utenti nell’Ateneo;
- deve essere conforme alla ”Acceptable Use Policy (AUP)” della rete GARR;
- deve rispettare la normativa vigente e in particolare la tutela del diritto d’autore;
- deve essere privo di archivi di dati sensibili, per i quali non e’ garantita la opportuna sicurezza.
Le credenziali di accesso alle cartelle non sono assolutamente cedibili.
La struttura proprietaria della Cartella Istituzionale è tenuta a comunicare tempestivamente ogni variazione relativa al gruppo di utenti con accesso alla cartella, ivi compresa la cessazione di eventuale personale non strutturato che accede ad essa.
La protezione dei dati personali eventualmente contenuti nella cartella è demandata alla struttura richiedente, limitando l’accesso ai soli utenti autorizzati e opportunamente istruiti sui trattamenti da effettuare.
Ultimo aggiornamento
06.12.2023