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Indicazioni operative per la gestione dello spazio per i messaggi

Le caselle PEC dispongono di uno spazio casella e di uno spazio archivio per i messaggi. I due spazi hanno dimensione limitata.

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Lo spazio casella è quello che viene tipicamente utilizzato e organizzato dall'utente.

Nel caso si acceda da webmail contiene tutti i messaggi, mentre nel caso si acceda con un client desktop, come Thunderbird, Outlook, Mail, ecc. potrebbe contenerne soltanto una parte, in base alla configurazione dello stesso client.

Lo spazio archivio, come opzione predefinita, contiene una copia di tutti i messaggi spediti e ricevuti e di tutte le ricevute di accettazione e di consegna.

E' accessibile da webmail, oppure attraverso IMAP, previa attivazione dal pannello "Impostazioni > Archivio" della PEC (1).

Da questo pannello è possibile disattivare o parzializzare l'archiviazione e abilitare (2) o disabilitare la cancellazione dei messaggi presenti in archivio (3):

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Lo spazio archivio è organizzato per anno, quindi per mese e infine per tipo di messaggio:

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Tenuto conto di queste caratteristiche sopra descritte, l'indicazione che ad oggi SIAF fornisce per la gestione dello spazio è quella di eliminare all'occorrenza e fino ad una certa data (ad esempio fino a sei mesi prima da quella corrente) il contenuto dello spazio casella e di effettuare la stessa operazione sul contenuto dello spazio archivio, ma SOLO dopo aver effettuato un salvataggio in locale attraverso la funzione di esportazione presente in webmail:

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Questa funzione consente di salvare le cartelle del livello più basso (quali MESS_CERT, Ric_accettazione, ecc.) e il loro contenuto, in un unico file con estensione mbox. Esistono dei plug-in per Mozilla Thunderbird o alcune applicazioni gratuite che consentono di accedere ai file mbox e di esplorare quindi il loro contenuto (messaggi e cartelle).

Un'altra opzione per il salvataggio è quella che prevede l'utilizzo di un client IMAP (ES. Outlook, Thunerbird, ecc.): per quanto riguarda il salvataggio attraverso IMAP si può far riferimento alla guida del proprio client dekstop e alle specifiche riportate nella sezione "Accesso IMAP":

 

 

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E' possibile ottenere supporto per la creazione di un account IMAP, attraverso il portale di assistenza: https://assistenza.unifi.it.

Successivamente l'utente potrà effettuare il salvataggio dei messaggi dallo spazio casella e/o dallo spazio archivio.

Si consiglia di effettuare il salvataggio su una unità dove è garantita un'adeguata protezione sia da cancellazioni accidentali o da guasti, che per garantirne la riservatezza.

A tale scopo si può valutare l'utilizzo di una unità di rete del File Service di Ateneo o di Google Drive di Ateneo.

 

Ultimo aggiornamento

14.09.2023

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