Cosa Facciamo Mail, Google e autenticazione cloudGoogle Workspace for EducationFAQ su Google Workspace for Education Procedura di disattivazione e di rinnovo delle caselle di posta elettronica

Procedura di disattivazione e di rinnovo delle caselle di posta elettronica

Caso 1: personale tecnico-amministrativo, docenti e ricercatori, assegnisti, borsisti, specialisti e dottori di ricerca dell’Ateneo fiorentino

Procedura attuata relativamente al servizio di posta elettronica al momento della cessazione del rapporto di lavoro con l'Università di Firenze o, nel caso degli specialisti e dei dottori di ricerca, tre anni dopo l'acquisizione del titolo.

 

Dal momento in cui gli archivi del Sistema Informativo del Personale rilevano che un dipendente non e' piu' in servizio presso l’Ateneo fiorentino, o, per il personale docente e ricercatore dopo che sono passati cinque anni dalla data di collocamento a riposo e per gli specializzandi e i dottori di ricerca, quando il Sistema Informativo degli Studenti rileva che sono passati 3 anni dall'acquisizione del titolo, vengono compiute le seguenti operazioni:

1. viene inviato via posta elettronica un avviso all’utente (nel corso del mese successivo alla cessazione);
2. alla data specificata nell'avviso, la casella di posta elettronica viene disattivata (mantenuta ma non utilizzabile);
3. dopo sei mesi l’utente viene eliminato ed i messaggi di posta  presenti nella casella vengono cancellati.

Caso 2: caselle a scadenza

Procedura attuata relativamente al servizio di posta elettronica nel corso del mese successivo a quello della scadenza

1. viene inviato via posta elettronica un avviso all’utente;
2. alla data nel corso del mese successivo e specificata nell'avviso inviato, la casella di posta elettronica viene disattivata (mantenuta ma non utilizzabile);
3. dopo sei mesi l’utente viene eliminato ed i messaggi di posta  presenti nella casella vengono cancellati;

ESEMPIO

Se la casella scade ad esempio il 30 aprile allora l'utente riceverà una notifica di disattivazione nel corso del mese di maggio e nella stessa notifica ci sarà riportata la data di disattivazione che avverrà nel corso del mese di giugno. Tipicamente le operazioni di invio delle notifiche e di disattivazione vengono eseguite il secondo martedì di ogni mese. Tuttavia queste date possono subire delle modifiche in funzione di eventuali festività o di indisponibilità di risorse per eseguirle ed è questo il motivo per cui vengono programmate e comunicate di mese in mese.

Procedura per il rinnovo

Nel caso in cui l'utente mantenga rapporti contrattuali di collaborazione con una struttura dell'Ateneo o per passaggi di consegna o altre esigenze per le quali si richiede l'utenza (da usarsi esclusivamente in ambito istituzionale secondo le regole definite nel DR 22/2015) potrà essere inoltrata a SIAF una richiesta di mantenimento dell'utenza (a scadenza) per un ulteriore periodo.

Tale richiesta dovra':

1. essere compilata sull'apposito "PE01 - Modulo di richiesta di casella Email personale" (scaricabile dal sito del SIAF, www.siaf.unifi.it, alla voce “Modulistica” 
2. essere firmata dal responsabile della Struttura (Direttore di dip.to, Presidente di Scuola o Dirigente di Ateneo) che attesta l'effettiva collaborazione;
3. contenere l'indicazione della data di scadenza della collaborazione;
4. essere inviata attraverso il sistema di protocollo tra uffici.

 

NB La richiesta di mantenimento può essere inviata direttamente dal personale docente e ricercatore cessato, alla conclusione dei cinque anni di proroga automatica, con rinnovi di due anni rinnovabili. La trasmissione può in questo caso essere effettuata attraverso la casella Unifi, allegando copia di un documento di identità.