Attività e servizi Google Workspace for Education

Google Workspace for Education

Descrizione del servizio

Le utenze del servizio sono regolate dal Decreto del Rettore 15 gennaio 2015, n. 22 .

SIAF ha attivato la piattaforma Google Workspace for Education con le più diffuse applicazioni che Google mette a disposizione delle università, per tutto il personale dell'Ateneo, gli studenti e gli assegnisti, oltre che per gli altri soggetti che in base al DR 22/2015 e alle decisioni assunte dagli Organi di Governo, detengono una casella di posta elettronica di Ateneo.

L'attivazione è stata effettuata in attuazione della determinazione assunta dalla Giunta del SIAF nella seduta di gennaio 2018.

La progettazione e l'integrazione del servizio di autenticazione Google Workspace con quello di Ateneo e l'acquisizione e la configurazione della piattaforma per l'Ateneo è stata effettuata dalla FR Comunicazione in Rete, che adesso si occupa della gestione della stessa piattaforma.

Applicazioni incluse in Google Workspace for Education

Google Workspace for Education include strumenti digitali per creare e condividere documenti, comunicare con i colleghi via chat e in video riunioni, gestire gli impegni personali e del gruppo di lavoro con un'agenda on line. Le applicazioni utilizzabili, tra le altre, sono

Accesso al servizio

Alcune delle funzioni e delle caratteristiche sono supportate soltanto dal browser Chrome, ma funzionano bene con Google Workspace for Education anche Firefox, Safari, Internet Explorer e Microsoft Edge (consulta la matrice di compatibilità presente nella pagina Google dei browser supportati da Google Workspace).

Procedura di accesso per i docenti, il personale TA, gli assegnisti, i borsisti, i dottorandi, gli specializzandi, i collaboratori e le utenze di funzione

L'accesso è possibile direttamente da http://drive.unifi.it, con le credenziali del Sistema di Identità Digitale mailID per l'accesso alla posta elettronica e a Google Workspace di Ateneo.

E' possibile consultare le istruzioni di accesso per queste categorie di utenti.

Procedura di accesso per gli studenti dei corsi di studio e dei master

Gli studenti dei CdS e dei Master accedono a Google Workspace for Education direttamente da http://webmail.stud.unifi.it, con le stesse credenziali dell'autenticazione unica ai servizi SIAF.

E' possibile consultare le istruzioni di accesso per queste categorie di utenti.

Accesso simultaneo da più account Google

Molti utenti dispongono di più account Google e quindi esplorando le app di Google è possibile che ci sia già una sessione attiva e quindi che si acceda con uno di essi.

E' possibile accedere simultaneamente e passare da un account all'altro, senza dover uscire e accedere nuovamente. E' presente una pagina Google con le istruzioni per accedere simultaneamente a più account.

Primo accesso e accettazione dei termini di servizio e norme Google sulla privacy

Al primo accesso viene chiesto all'utente di accettare termini di servizio di Google e le norme sulla privacy di Google. Superato questo passo sarà possibile iniziare ad utilizzare il servizio.

E' inoltre disponibile l'Informativa sulla privacy di Google Workspacefor Education .

Durata e termini di servizio

L'Università degli Studi di Firenze ha attivato i servizi cloud di Google chiamati Google Workspace for Education per il personale, gli studenti e gli assegnisti dell'Ateneo.

Il servizio comprende le applicazioni Calendar, Documenti, Fogli, Moduli, Presentazioni, Contatti, Google Keep, Hangouts, Meet e uno spazio illimitato di Google Drive.

Google concede l’accesso ai servizi da parte dell’Università di Firenze a titolo non oneroso.

Le identità e le password per il personale, i dottorandi, gli specializzandi e gli assegnisti sono date dalle credenziali della posta elettronica di Ateneo mentre quelle per gli studenti dei CdS e dei Master sono quelle dell'autenticazione unica di Ateneo.

Le uniche informazioni passate a Google sono nome e cognome, credenziale (username posta elettronica) e eventuale alias (posta elettronica).

Google raccoglie dati e informazioni anche in conseguenza dell'utilizzo dei singoli servizi. I dati sono infatti conservati da Google su proprie infrastrutture. Per maggiori informazioni sui dati raccolti e sulle modalità di utilizzo si invita prendere visione delle Norme sulla privacy di Google.

È previsto l’utilizzo del servizio esclusivamente a supporto alle attività istituzionali svolte dal personale dipendente, dagli studenti e dai collaboratori.

L’Ateneo non è in grado di garantire in alcun modo il livello di servizio erogato, né la sua durata, pertanto in caso di utilizzo dello strumento per l’archiviazione di documenti o dati rilevanti per la propria attività è opportuno dotarsi di una modalità di conservazione aggiuntiva.

Nel caso in cui l'Ateneo decidesse di recedere dall'accordo con Google, gli utenti saranno avvisati con almeno 3 mesi di anticipo.

Accedendo e utilizzando i servizi Google Cloud denominati Google Workspace for Education, l’utente acconsente implicitamente al trasferimento, alla conservazione e al trattamento dei dati da parte di Google sulle proprie infrastrutture.

Google subentra a UNIFI nella responsabilità dei contenuti, dei sistemi e delle procedure che assicurano la sicurezza e la riservatezza dei dati.

Inoltre l’utente prende atto che UNIFI non ha alcuna responsabilità relativamente ai servizi e contenuti in oggetto.

Le utenze, incluse tutti i contenuti, vengono eliminate 6 mesi dopo la disattivazione della casella di posta elettronica di Ateneo.

Termini di servizio di Google

Norme sulla privacy di Google

Informativa sulla privacy di Google Workspace for Education

Disattivazione del servizio per gli studenti dei corsi di studio e dei master (fino a 3 anni dopo il conseguimento del titolo)

In analogia ai servizi on line, l'utenza Google Workspace for Education degli studenti dei corsi di studio e dei master viene disattivata 3 anni dopo il conseguimento del titolo oppure, per chi non consegue il titolo, il 31 dicembre dell'anno accademico successivo all'ultimo di iscrizione.

Disattivazione del servizio per il personale, gli assegnisti, i borsisti, i dottorandi, gli specializzandi, le caselle di funzione e i collaboratori

Il servizio viene disattivato insieme a quello di posta elettronica ovvero secondo quanto riportato nella pagina web che segue, al paragrafo Disattivazione del servizio.

Supporto

L'assistenza avviene attraverso i seguenti canali:

• assistenza per l'utilizzo delle applicazioni: direttamente dalle pagine web della  Guida di Google o del Centro Didattico di Google Workspace;
• assistenza per problemi generici, relativi all'utenza (solo per il personale): attraverso il  Call Center del SIAF , categoria "G Suite: problema generico".
• assistenza per il recupero delle credenziali di accesso | personale, assegnisti, dottorandi e specializzandi: si tratta della stessa procedura per la posta elettronica di Ateneo .
• assistenza per il recupero delle credenziali di accesso | studenti dei corsi di studio e dei master: si tratta della stessa procedura per l'autenticazione unica.